重点聚焦!行家眼里的采购人：既要做一名专家，也要做一名“杂家”

“做好采购工作,不仅要做一名专家,最重要的是成为一名‘杂家’。从过程管理、供应商管理,到谈判、数据分析,再到各个领域的专业知识……样样都要懂,可以说‘企业采购’这个工作岗位的员工需要具备多象限的能力。”谈及企业采购,知乎采购部负责人张晓宇感慨良多。

张晓宇是物流与供应链管理专业的“科班”出身,毕业后一直从事企业采购工作已十几年,曾先后服务于制造业的外企、新能源电动车企、新能源光伏企业和互联网企业等。对于企业采购,张晓宇可以称得上是一名资深的“探索者”。特别是加入知乎以来,张晓宇更是凭借优秀的能力,带领团队攻克了采购管理的数字化升级、市场内容营销采购等一系列课题,为公司的降本增效和创新发展提供了有力支持。

快速学专业知识 服务业务打造爆款节目内容

(资料图)

在知乎“生态第一”的战略下,其采购部门经常会面临很多关于市场营销领域的采购项目,这些工作非常考验采购人的能力。

例如2022年,知乎上线了一档自制的职场青年纪实观察节目《我所向往的职业啊》,其内部力争要从零起步创作出既满足站内消费需求、又有市场竞争力的节目。为此,需要团队找到深耕职场领域、经验丰富且了解知乎用户群体的头部制作方,来和知乎深度共创有价值的内容。

“相比与传统的实物类采购,节目内容策划和制作方的采购有着很大不同。这类服务通常以个性化的创意和方案为主,需要大量专业经验进行判断,为此采购人不仅需要学并积累一定的内容策划制作相关的专业知识,还要快速熟悉大量过去从未接触过的制作供应商。想要短时间、高质量完成,对于初涉内容运营的采购团队而言,挑战其实还是挺大的。”

于是知乎采购团队加班加点“补功课”,一边和公司内部的需求和策划团队了解之前可借鉴的成功案例,一边和有经验的同行交流快速寻源成熟的制作团队资源。最终在采购部和业务部的协同配合下,知乎2022年上线了三档自制节目,并在其站内总播放量突破了2亿,不仅获得了良好的口碑,还在站内形成了大量的讨论,对知乎社区形成了“反哺”。

张晓宇表示,面向2023年,很多公司都将全面拼发展,采购工作也会面临更多挑战。作为采购人,要坚持“专业能力+通用能力”双轨发展,只有不断提高采购技能、快速学,才能适应市场的变革,为公司创造更多价值。

积极尝试数字化转型 为公司降低采购隐形成本

除了更贴合公司业务性质的特色采购外,作为互联网行业的头部企业,知乎的采购部门还负责大量的常规办公用品、IT类商品、员工福利等采购工作,需要采购人员花大量的时间来寻源、比价、招投标、签订合同、履约交付等。

如果按照较为传统的采购方式来执行,会需要投入非常多的人力。比如,以前采购公司的日常办公用品,小到一张纸、一支笔,每一单都要经过供应商招标、选品、比价、合同签订、归档、付款报销等环节,这些流程不仅复杂且重复环节多,会占用采购人大量的精力和时间,属于采购的隐性成本。

对此,知乎搭建了行业内较为完善的采购体系流程,无论是供应商管理体系还是采购管理体系,都秉承“三公一诚”的原则,通过规范化的流程设计,不仅明确了采购工作中有关责任部门及其权责界面,还对采购的多项环节设定了“执行SOP”,便于企业内部的流转与应用。

基于这套流程体系,知乎也顺利开展了数字化采购。通过接入数字化采购管理系统,实现了信息流的实时流转,让所有项目的采购从需求下达、审批、执行以及后续的交付、履约、配送都可以在系统中实时查看监控,减少采购工作量,实现“提质增效降费”的目标。

张晓宇认为,“数字化采购对于采购人员及企业的价值主要体现在三个方面,第一,自动化采购执行能够显著提升采购效率;第二,数字化、可视化的数据看板信息能够给决策层提供更客观的决策依据,缩短决策周期;第三,数字化采购也更有助于企业识别降本机会、防止价值漏损。”

当前,企业管理的全面数字化已是大势所趋,但如何将互联网和科技的力量融入业务,实现更精细化和专业化的管理,无疑还有很长的路要走。知乎对于采购数字化的探索,在数字化升级方面率先跨出了一步,也是当下企业采购发展的一个缩影。京东企业业务作为京东集团服务企业客户的窗口,紧随行业发展趋势,持续发挥扎实的基础设施、高效的数智化社会供应链、创新的技术服务能力,从企业经营生产过程中的需求出发,打造覆盖场景更多、内容更丰富的企业采购数字化解决方案,为广大企业客户提供更为优质的数字化采购管理服务。

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